Capitulo primero. Registro de facturas

Libro Tercero

Presione Enter para buscar

Artículo 3.3.1.1. Objeto. El sistema de registro de facturas administrado por la Bolsa es un mecanismo que tiene por objeto recibir y registrar información de negociaciones celebradas tanto en los sistemas de negociación de la Bolsa como por fuera de éstos, contenida en facturas, documentos equivalentes a facturas, documentos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta (en adelante “documento soporte”) o documentos equivalentes a facturas, y demás documentos que permitan identificar el negocio correspondiente y soportar la información objeto de registro, de conformidad con la normativa vigente. Podrá registrarse información respecto de negociaciones que se realicen sobre cualquier tipo de bien, producto, commodity o servicio, sin que sea indispensable que se encuentren previamente inscritos en SIBOL.

El mecanismo de registro de facturas que administra la Bolsa cumple con diferentes funciones que son útiles a los mercados de bienes, productos, commodities y servicios del país, tales como:

Facilitar la comercialización de activos, a través de la recopilación de información sobre las negociaciones celebradas fuera de la Bolsa, con el fin de que la misma sea puesta a disposición del público en general.
Servir de instrumento de ejecución de política pública del Gobierno Nacional conforme con las facultades que para el efecto han sido determinadas en la Ley.
Servir de mecanismo para compilar la información de comercialización de un producto o sector determinado cuando así lo soliciten o dispongan las agremiaciones respectivas o las autoridades competentes. En este último evento, el registro de facturas se sujetará, además de a lo dispuesto en las normas que hacen parte del Marco Interno Normativo de la Bolsa, a las reglas que establezca la autoridad correspondiente.
Registrar en la Bolsa las negociaciones que podrían ser objeto de la aplicación del beneficio tributario establecido en el Decreto 1555 de 2017, o en las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, para la compra de bienes o productos de origen agrícola o pecuario, sin procesamiento industrial o con transformación industrial primaria.

Corresponde a las sociedades comisionistas miembros suministrar a sus clientes la información relacionada con los distintos objetivos que cumple el producto de registro de facturas, con el fin de que estos últimos puedan determinar, de acuerdo con sus necesidades particulares, la conveniencia de acudir al mecanismo.

Parágrafo Primero. Las sociedades comisionistas miembros deberán establecer con sus clientes, vínculos contractuales y dejar constancia de los mismos, los cuales deberán contener los términos y condiciones a los cuales se sujetará la prestación del servicio de registro de facturas, los derechos, obligaciones de cada una de las partes y las tarifas a las cuales se sujetará la prestación del servicio, entre otros.

Parágrafo Segundo. Sin perjuicio de la posibilidad de registrar información de negociaciones sobre bienes, productos, commodities y servicios que no se encuentren inscritos en el SIBOL, la inscripción en dicho registro será necesaria para que tales activos puedan ser negociados a través de los sistemas de negociación administrados por la Bolsa, de conformidad con lo establecido en el artículo 1.4.1.1. del Reglamento.

Artículo 3.3.1.2. Registro de facturas. De acuerdo con lo previsto en el artículo 3.9.1.1. del Reglamento, para efectuar el registro de facturas las sociedades comisionistas miembros deberán ingresar en el SIB la siguiente información:

Número de la factura registrada, consecutivo del documento equivalente a factura o demás consecutivos que permitan identificar el negocio en aquellos casos en que el vendedor no se encuentre legalmente obligado a expedir la factura.
Identificación y calidad del activo objeto del negocio cuya factura se registra así como impurezas y humedad en los casos en que así aplique.
Precio por unidad de medida del negocio cuya factura, documento equivalente o documento soporte se registra.
Cantidad de los bienes, productos, commodities, o servicios transados en virtud del negocio cuya factura, documento equivalente o documento soporte se registra, indicando dicha cantidad tal cual como se establece en la factura o en la medida de conversión autorizada por la Bolsa, cuando sea requerida la mencionada conversión.
Valor total del negocio de cuya celebración da cuenta el documento registrado.
Identificación de las sociedades comisionistas miembros que actúan como encargados del registro.
Identificación de las partes intervinientes en el negocio de cuya celebración da cuenta el documento registrado, así como su respectivo número de identificación ante el Registro Único Tributario, cuando corresponda.
Fecha de pago del negocio de cuya celebración da cuenta el documento registrado.
Fecha de entrega del activo objeto del negocio de cuya celebración da cuenta el documento registrado, cuando sea procedente.
Fecha del negocio de cuya celebración da cuenta el documento registrado.
Comisión pactada por el registro.
Los impuestos que correspondan a la negociación en virtud de la naturaleza del activo. Tal información corresponderá a aquella que suministre, en cada caso, el responsable del cumplimiento de la obligación tributaria.

En el sistema de la Bolsa deberán quedar registradas la fecha y hora en la cual se realice el registro, expresadas en términos de año, mes, día, horas, minutos y segundos.

Parágrafo Primero. Las sociedades comisionistas miembros deberán asegurarse de que la información que remitan a la Bolsa corresponda a información cierta, veraz y fidedigna y que refleje la realidad de los negocios cuyas facturas registran, ya sea de acuerdo con la información que reposa en la factura o con la conversión de medidas autorizada por la Bolsa, según se indica en el artículo 3.9.1.1. del Reglamento. La Bolsa no será responsable por la omisión al presente deber.

En desarrollo de la mencionada obligación y conforme a las obligaciones establecidas en el artículo 1.6.5.1. del Reglamento, las sociedades comisionistas miembros deberán implementar mecanismos a través de los cuales sus clientes, al momento de la vinculación y actualización documental periódica que se adelante en virtud de las normas del Sistema de Atención al Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SARLAFT, declaren a través de documentos suscritos por ellos, o por sus representantes legales, para el caso de las personas jurídicas, por lo menos lo siguiente:

Que la información suministrada corresponde a la realidad y puede ser verificada por cualquier medio.

Que la información ingresada en el SIB a efectos de realizar el registro de facturas a través de la Bolsa, corresponde a transacciones efectivamente realizadas y concuerdan con la información que aparece en los registros contables de los respectivos intervinientes.

Parágrafo Segundo. De conformidad con lo previsto en el numeral 1º del presente artículo, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 3.9.1.1. del Reglamento, en el caso de personas obligadas a facturar de conformidad con la normatividad tributaria vigente, no se podrán realizar registros originados en documentos diferentes a facturas o a los documentos que la ley ha calificado como documentos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documentos equivalentes a facturas.
En el caso de personas no obligadas a facturar, se permitirá el registro de documentos diferentes que prueben la respectiva transacción, los cuales de conformidad con lo previsto en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario deberán cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.
Los documentos equivalentes a facturas deberán cumplir los requisitos establecidos en el artículo 3 del Decreto 522 de 2003, o en las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. Así mismo, Los documentos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documentos equivalentes a facturas deberán cumplir los requisitos establecidos en el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016, o en las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
De conformidad con lo anterior, para efectos de la interpretación de las normas contenidas en la presente Circular, se entenderá que el término factura incluye, además de las facturas, los documentos equivalentes a la factura y los documentos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documentos equivalentes a facturas.
Para los efectos previstos en este artículo se entiende que corresponde a cada contribuyente establecer el régimen que le aplica, a efectos de determinar si está obligado a facturar, circunstancia que deberá ser informada a la sociedad comisionista miembro en cada caso.

Parágrafo Tercero. En caso de que el bien, producto, commodity o servicio objeto de la negociación que se pretende registrar a través de la Bolsa, no cuente con código de identificación en el SIB, la sociedad comisionista miembro interesada solicitará a la Bolsa su creación, de conformidad con lo dispuesto a través de Instructivo Operativo.

Artículo 3.3.1.3. Unidad de medida. Las sociedades comisionistas miembros realizarán el registro de facturas conforme a la información reportada por su mandante, expresando la cantidad del producto objeto del negocio cuya factura, documento equivalente o documento soporte se registra, en unidades que sean de uso común para cada bien o producto agropecuario, agroindustrial u otro commodity. Para estos efectos, se deberá atender a la unidad establecida en el reporte enviado por el mandante o aquellas definidas por la Bolsa.

Artículo 3.3.1.4. Fecha límite para el Registro. La fecha límite para el registro de facturas será a los ciento ochenta (180) días calendario contados a partir de la fecha de expedición de la factura o del documento equivalente a factura o de los demás consecutivos que permitan identificar el negocio, en los términos del numeral 1º del artículo 3.9.1.1. del Reglamento.

Parágrafo. La fecha límite para el Registro de Facturas que se requiera para acceder a los programas gubernamentales de apoyo y desarrollo a los sectores agropecuario, agroindustrial o de otros commodities, será aquella que fije la respectiva entidad gubernamental a través de los actos administrativos correspondientes.

Artículo 3.3.1.5. Deber de asesoría en el Registro de facturas. En los términos del artículo 1.6.4.2. de la presente Circular, las sociedades comisionistas miembros que realicen registros de facturas, deberán informar expresamente a sus clientes, las características y condiciones específicas de la actividad realizada con el registro de facturas. En ese sentido, tratándose de la previsión contenida en el Decreto 1555 de 2017, o en las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, deberán:

Informar expresamente al cliente, que es posible realizar registros de facturas sobre activos diferentes a los que se refiere el Decreto 1555 de 2017, o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, motivo por el cual será su responsabilidad, en su condición de contribuyente del impuesto de renta, determinar si el activo registrado es objeto de la aplicación de la mencionada norma.

Poner a disposición de sus clientes, los conceptos técnicos que se hayan expedido sobre los aspectos a que se refiere el Decreto 1555 de 2017, o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, informando de manera expresa que estos no tienen carácter vinculante y que son conceptualizaciones técnicas que tienen como fin, brindar elementos de juicio para la adopción de decisiones, sin que sea posible imponerlos ante las consideraciones que al respecto tengan las autoridades tributarias.

Artículo 3.3.1.6. Corrección del Registro de Facturas. La sociedad comisionista miembro que realice el registro de una factura en el sistema dispuesto por la Bolsa para el efecto, podrá solicitar su corrección cuando la información ingresada presente errores aritméticos, de mecanografía, digitación u omisiones simples y fácilmente comprobables en la determinación de la calidad, cantidad, parte interesada, unidad de medida, conversión a medidas de uso común y de la homologación de denominaciones de los bienes y productos objeto de facturación. Efectuada la corrección se procederá conforme con lo dispuesto en el artículo 3.2.3.3.2. del Reglamento de la Bolsa.

En caso de que la corrección verse sobre el número de la factura, el activo negociado, la cantidad o el precio unitario, la sociedad comisionista miembro no podrá hacer los cambios requeridos directamente a través del sistema dispuesto por la Bolsa, por lo que deberá solicitar a esta última que los lleve a cabo. Para estos efectos, la sociedad comisionista deberá remitir una comunicación escrita, suscrita por su Representante Legal, a la Bolsa, donde justifique suficientemente la petición y adjunte copia de la factura, documento equivalente o documento soporte correspondiente.

En los demás casos en que se requiera realizar una corrección, ésta se podrá realizar directamente en el sistema dispuesto por la Bolsa para el efecto.

Parágrafo. En los eventos en que proceda la corrección de la que trata el presente artículo, ésta no se constituirá en una conducta objeto de investigación y sanción. Lo anterior, sin perjuicio de la validación que el Área de Seguimiento de la Bolsa, en el ámbito de su competencia, pueda realizar sobre la procedencia del error operativo y las circunstancias que conllevaron a la corrección.

Artículo 3.3.1.7. Oportunidad para la Corrección del Registro de Facturas. Las correcciones al registro de facturas podrán realizarse en cualquier tiempo. Sin embargo, de realizarse dicha corrección después del siete (7) de enero del año siguiente al que fueron registradas, por solicitud del mandante de la sociedad comisionista, éste deberá mantener indemne a la Bolsa de cualquier cobro, multa, acción, requerimiento o proceso proveniente o ante cualquier autoridad judicial o administrativa, con ocasión de la corrección del registro. Las erogaciones y gastos de defensa en que incurra la Bolsa deberán ser reembolsadas por el correspondiente mandante de la sociedad comisionista.

Artículo 3.3.1.8. Registro de notas crédito y débito. Las Sociedades Comisionistas podrán registrar las novedades producto de la aplicación de notas crédito o débito sobre las facturas, documentos equivalentes o documentos soporte previamente registrados.

Parágrafo. Para efectos de lo establecido en el presente artículo se deberá atender al procedimiento de corrección del registro de facturas dispuesto en el artículo 3.3.1.6.de la presente Circular.

Artículo 3.3.1.9. Anulación del Registro de Facturas. La sociedad comisionista miembro que realice el registro de una factura en el sistema dispuesto por la Bolsa para el efecto, podrá solicitar su anulación, mediante comunicación suscrita por su representante Legal, en los siguientes eventos:

La solicitud de anulación del registro de facturas deberá realizarse a través del aplicativo tecnológico dispuesto por la Bolsa para el efecto, el cual será informado vía Instructivo Operativo.

Parágrafo. La Bolsa, en su calidad de administrador del Sistema de Registro de Facturas, conservará la información relativa a los registros que se realicen, incluyendo la correspondiente a los registros anulados.

Artículo 3.3.1.10. Oportunidad para la Anulación del Registro de Facturas. La anulación de un registro de facturas podrá realizarse dentro de los términos previstos por la autoridad tributaria para la anulación de una factura, a solicitud del cliente, evento en el cual deberá mantener indemne a la Bolsa de cualquier cobro, multa, acción, requerimiento o proceso proveniente o ante cualquier autoridad judicial o administrativa, con ocasión de la anulación del registro. Las erogaciones y gastos de defensa en que incurra la Bolsa o la sociedad comisionista deberán ser reembolsadas por el correspondiente mandante de la sociedad comisionista.

Artículo 3.3.1.11. Horario del Registro de Facturas. Las sociedades comisionistas miembros podrán acceder al servicio de Registro de Facturas a través del SIB, los días hábiles bursátiles en el horario de 7:00 a.m. a 8:00 p.m.

El último día hábil bursátil de cada mes las sociedades comisionistas miembros podrán acceder al servicio de Registro de Facturas en el horario de 7:00 a.m. a 6:00 p.m.

Parágrafo primero. El soporte operativo y tecnológico que requieran las sociedades comisionistas miembros en relación con el servicio de Registro de Facturas, será prestado por la Bolsa los días hábiles bursátiles en el horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Respecto del último día hábil bursátil de cada mes, el soporte operativo y tecnológico que requieran las sociedades comisionistas miembros en relación con el servicio de Registro de Facturas será prestado por la Bolsa en el horario de 8:00 a.m. a 6:00 p.m.

Parágrafo segundo. La Bolsa Mercantil podrá autorizar el acceso al servicio de registro de facturas hasta las 7:00 p.m. del último día hábil bursátil de cada mes, previa solicitud al correo electrónico operaciones@bolsamercantil.com.co, realizada a más tardar a las 5:00 p.m. del mismo día.