Capítulo Quinto. Sesiones del Comité Arbitral

Libro Septimo

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Artículo 7.1.5.1. Sesiones del Comité Arbitral. Corresponden a los espacios y tiempo, en un mismo día, en los que se divide el comité arbitral, durante los cuales se realizarán reuniones para solucionar conflictos que surjan entre las partes, que pudieran derivarse de una o más operaciones celebradas en la Bolsa. Las sesiones del Comité Arbitral podrán ser presenciales o no presenciales de conformidad con lo previsto en el artículo 7.1.1.10. del Reglamento de la Bolsa.

Las sesiones presenciales del Comité Arbitral se realizarán en el lugar indicado en la convocatoria respectiva.

Por su parte, las sesiones no presenciales del Comité Arbitral se realizarán haciendo uso de cualquier medio elegido por la Bolsa, que garantice la comunicación simultánea o sucesiva de los asistentes a la reunión respectiva, el cual será informado a los asistentes en la convocatoria a la reunión, junto con las instrucciones para poder acceder a la misma.

Parágrafo Primero. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los asistentes a las sesiones del Comité Arbitral. No se considerará válida ninguna oposición al mecanismo de mediación, a los acuerdos logrados entre las partes, o a sus efectos, por la modalidad en que se lleve a cabo (presencial/no presencial).

Parágrafo Segundo. Los acuerdos del Comité Arbitral son expresión autónoma y voluntaria de las partes que buscan propiciar un arreglo. En ese sentido, serán las partes de la operación quienes podrán modificar los acuerdos establecidos en el Comité Arbitral, siempre y cuando el nuevo Comité sea celebrado y el nuevo acuerdo sea informado a la Dirección de Operaciones de la Bolsa por parte del Secretario del Comité, con una antelación no inferior a un (1) día hábil a la fecha de vencimiento del acuerdo vigente, y que el mismo, no contraríe el Marco Interno Normativo de la Bolsa y las normas de rango superior que resulten aplicables.

Parágrafo Tercero. Cualquier modificación a los acuerdos alcanzados en el seno del Comité Arbitral implica la celebración de un nuevo Comité Arbitral.

Parágrafo Cuarto. Las partes intervinientes en la operación podrán solicitar la celebración de un nuevo Comité Arbitral para modificar los acuerdos logrados las veces que lo requieran, siempre que dichos acuerdos no se encuentren vencidos.

Parágrafo Quinto. En atención al principio de confidencialidad, está prohibida la grabación por cualquier forma o medio de la sesión del Comité Arbitral. Lo anterior, propicia un ambiente óptimo entre los intervinientes para el diálogo, análisis y búsqueda de soluciones entre las partes.
La Bolsa, informará sobre cualquier grabación indebida al Área de Seguimiento para lo que resulte de su competencia.

Artículo 7.1.5.2. Convocatoria. Las reuniones presenciales y no presenciales serán convocadas por el Secretario del Comité Arbitral, ya sea por solicitud de las sociedades comisionistas miembros intervinientes en la operación respectiva o de manera oficiosa por la Bolsa, en atención a lo dispuesto sobre el particular en el marco interno normativo de la Bolsa.

En la convocatoria se indicará el día, la hora y el lugar de la reunión, que corresponderá al domicilio principal de la Bolsa, salvo que se señale otro lugar, así como el nombre del miembro del Comité Arbitral que actuará como mediador.

Cuando se trate de reuniones no presenciales, se indicará en la convocatoria el día, la hora y las instrucciones de acceso para participar virtualmente en la reunión.

La convocatoria al Comité Arbitral deberá realizarse dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a:

1. La solicitud elevada por la sociedad comisionista miembro, o;

2. el momento en el que el marco interno normativo de la Bolsa indique que procede la realización de un Comité Arbitral. Lo anterior sin perjuicio de que el Reglamento de la Bolsa y la presente Circular establezcan una antelación diferente para ciertos eventos, caso en el cual se aplicará el término de antelación contenido en dichas normas especiales.

El Comité Arbitral debe tener lugar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha del envío de la convocatoria inicial, incluso si existen aplazamientos y/o suspensiones, salvo que las partes acuerden un plazo mayor.

Parágrafo. Las sociedades comisionistas miembros intervinientes en la operación sobre la que versa la sesión o reunión del Comité Arbitral, o sus respectivos clientes, podrán recusar al mediador seleccionado a más tardar cuatro (4) horas antes de la hora programada para el inicio del Comité Arbitral, efecto para el cual deberán remitir una comunicación al Secretario del Comité Arbitral a través del aplicativo tecnológico dispuesto para el efecto, salvo que la Bolsa indique que la comunicación deba ser enviada al correo electrónico comitearbitral@bolsamercantil.com.co, informando la causal de impedimento en la que se encuentra el mediador y cómo se ha configurado.
Recibida la solicitud de recusación, el Secretario del Comité Arbitral dará traslado de la misma al mediador, sin revelar el nombre de la parte que realiza la recusación. El mediador deberá pronunciarse sobre la misma antes de la hora programada para el inicio de la reunión del Comité Arbitral. Vencido el término otorgado al mediador, y a partir de las evidencias aportadas, el Secretario del Comité Arbitral determinará si se ha presentado la causal de recusación alegada e informará de su decisión tanto al mediador como a las partes de la operación.
En caso de que el Secretario del Comité Arbitral evidencie que se ha presentado la causal de recusación, procederá a seleccionar a un nuevo mediador de conformidad con lo establecido en el artículo 7.1.3.1. de la presente Circular y a convocar a la sesión.

Parágrafo segundo. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 7.1.1.11. del Reglamento, los clientes de las sociedades comisionistas miembros que celebraron la operación sobre la cual versa el Comité Arbitral podrán asistir a la misma, efecto para el cual las respectivas sociedades comisionistas miembros deberán informar de la citación a sus clientes.

Artículo 7.1.5.3. Desarrollo de las reuniones. Previo al inicio de la reunión, el Secretario del Comité Arbitral verificará la asistencia de las personas citadas para dar inicio a la reunión.

Durante la reunión, el mediador organizará la intervención de las partes, brindando equidad en la exposición de sus consideraciones, y moderará el uso de la palabra a los demás asistentes, haciendo uso eficiente del tiempo. El mediador actuará siempre con imparcialidad, neutralidad y profesionalismo.

De estas reuniones y de lo definido en las mismas, se levantarán las actas respectivas.

Parágrafo. El Secretario del Comité Arbitral levantará las actas de las reuniones y, en caso de que exista acuerdo, el mediador verificará que se hayan identificado entre las partes las circunstancias de tiempo, modo y lugar necesarias para materializar dichos acuerdos, lo cual deberá consignarse en las actas correspondientes.

Artículo 7.1.5.4. Aplazamiento y suspensión. De conformidad con lo previsto en el artículo 7.1.1.10. del Reglamento de la Bolsa, las sesiones del Comité Arbitral podrán ser aplazadas luego de su convocatoria o suspendidas una vez iniciada la sesión. Cuando dentro de la sesión esté programada una sola reunión, se entenderá que la sesión completa se suspende o aplaza en su totalidad.

En el caso de que la sesión consista en varias reuniones, sólo se suspenderán o aplazarán las reuniones individuales, sin que ello implique la suspensión o el aplazamiento de toda la sesión.

Aplazamiento del Comité Arbitral: El aplazamiento podrá ser solicitado por los representantes legales de las sociedades comisionistas miembros que celebraron la operación sobre la cual versa la reunión del Comité Arbitral, o sus apoderados, por una sola vez. El aplazamiento podrá ser realizado por un término no superior a seis (6) días hábiles siguientes a la fecha del envío de la convocatoria inicial, sin superar el término de diez (10) días establecido en el artículo 7.1.5.2. de la Circular. La solicitud de aplazamiento deberá remitirse al Secretario del Comité Arbitral a través del aplicativo tecnológico dispuesto para el efecto, salvo que la Bolsa indique que la solicitud deba ser enviada al correo electrónico comitearbitral@bolsamercantil.com.co. La solicitud deberá ser presentada a la Bolsa a más tardar a las 5:00 p.m. del día hábil anterior a la fecha prevista para la celebración del Comité Arbitral, so pena de no ser tenida en cuenta. Recibida la solicitud, el Secretario del Comité Arbitral informará a los demás asistentes del Comité y al solicitante, la nueva fecha, hora y lugar en que se realizará la reunión, la cual, en todo caso, deberá realizarse dentro del plazo de diez (10) días hábiles siguientes a la fecha del envío de la convocatoria inicial, salvo que las partes acuerden un plazo mayor.
Suspensión del Comité Arbitral: Las partes intervinientes en la operación sobre la cual versa la reunión del Comité Arbitral podrán acordar de mutuo acuerdo la suspensión de ésta por una sola vez. Al momento de la suspensión de la reunión, las partes indicarán al Secretario del Comité, la fecha, hora y lugar de su continuación para verificar disponibilidad, la cual, en todo caso, deberá realizarse dentro del plazo de diez (10) días hábiles siguientes a la fecha del envío de la convocatoria inicial, salvo que las partes acuerden un plazo mayor. En caso de presentarse la suspensión de la reunión, el mediador que ha actuado en la reunión suspendida deberá asistir a la misma en la que se continuará tratando el asunto, salvo que no tenga disponibilidad, caso en el cual se seleccionará a un nuevo mediador. Si el comité arbitral no continua en la fecha, hora y lugar señalados, se entiende finalizada la reunión y así se hará constar en el acta respectiva. La reunión del comité arbitral se considerará única sin importar que la misma se haya suspendido y se elaborará una sola acta para el efecto.

En caso de presentarse la suspensión de la sesión, el mediador que ha actuado en la reunión suspendida deberá asistir a la sesión en la que se continuará tratando el asunto, salvo que no tenga disponibilidad, caso en el cual se seleccionará a un nuevo mediador.

Si la sesión del comité arbitral no continua en la fecha, hora y lugar señalados, se entiende finalizada la reunión y así se hará constar en el acta respectiva.

La reunión del comité arbitral se considerará única sin importar que la misma se haya suspendido y se elaborará una sola acta para el efecto.

Parágrafo. Los plazos establecidos en el presente artículo se tendrán en cuenta respecto del aplazamiento y la suspensión del Comité Arbitral, a menos de que existan normas especiales que establezcan plazos diferentes, caso en el cual se aplicarán dichos términos.

Artículo 7.1.5.5. Actas. De las reuniones de los Comités Arbitrales que se realicen se levantarán las correspondientes actas, las cuales tendrán el contenido mínimo relacionado en el artículo 7.1.1.12. del Reglamento de la Bolsa y serán elaboradas durante la reunión y sometidas a aprobación de los asistentes antes de finalizar la misma. Las sociedades comisionistas miembros participantes en la reunión de Comité Arbitral suscribirán el acta en señal de aceptación de su contenido. Las actas del Comité Arbitral serán conservadas por la Bolsa durante un periodo mínimo de diez (10) años. Transcurrido este lapso podrán ser destruidas, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta por cualquier medio técnico adecuado.